Pandemia koronawirusa otworzyła zarówno przed pracownikami, jak i pracodawcami szereg nowych rozwiązań. Przede wszystkim sprawiła, że w czasie jej trwania pracownicy wielu branż wykonywali swoje pracownicze obowiązki zdalnie, z domu. W założeniu miało być to rozwiązanie tymczasowe. Jednakże pozostało z nami na dłużej. Z tego powodu nastąpiła konieczność uregulowania tej kwestii w Kodeksie Pracy. Wielu pracodawców na dobre przekonało się do rozwiązania, jakim jest praca zdalna. Jakie argumenty przeważyły? Przeczytaj niniejszy artykuł, aby dowiedzieć się więcej.
Jeśli szukasz pracowników ze Wschodu, zapoznaj się z naszą ofertą!
Praca zdalna – regulacje prawne
Po prawie dwóch latach od opublikowania w Dzienniku Ustaw „specustawy covidowej”, nastąpiła aktualizacja prawa. Specustawa wyposażyła pracodawców w tymczasowe rozwiązanie jakim jest polecenie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów opublikowała projekt ustawy, która ma zmienić Kodeks pracy oraz niektóre inne ustawy, w których znajdowały się ustalenia dotyczące pracy zdalnej. Projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów 24 maja 2022 r. i skierowany do Sejmu 7 czerwca 2022 r.
Nowelizacja w zakresie pracy zdalnej była długo wyczekiwana przez pracodawców i pracowników. Jakie zmiany przewiduje znowelizowany Kodeks Pracy? Przede wszystkim pracę zdalną zastępuje w nim telepraca. W założeniu ma być to praca, którą pracownicy będą wykonywali całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. Każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. W szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że będzie można świadczyć pracę całkowicie zdalnie, jak i w modelu hybrydowym.
Jakie rozwiązanie przewiduje model hybrydowy? Wskazuje na pracę zarówno zdalnie, jak i w siedzibie pracodawcy, zgodnie z ustaleniami pomiędzy stronami umowy o pracę. Dodatkowo będzie też możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie, w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Ponadto nowelizacja zobowiązuje pracodawcę do obligatoryjnego uwzględniania wniosków o pracę zdalną niektórych grup pracowników. O ile będzie to możliwe ze względu na organizację i rodzaj wykonywanej pracy. Wymienia się tutaj w szczególności kobiety w ciąży oraz rodziców dzieci w wieku do lat 4.
Praca zdalna – do czego obliguje pracodawców?
Jak wskazują znowelizowane przepisy, pracodawca jest zobowiązany do:
- Przygotowania oceny ryzyka zawodowego oraz informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.
- Określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Jednakże jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej określi pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
- Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte wspomniane porozumienie ani nie został wydany regulamin. W takiej sytuacji pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
- Opracowania procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzanie, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie.
- Uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przez pracownika przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Przy czym w tym drugim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Ponadto:
- Zebrania przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej oświadczenia, składanego w postaci papierowej lub elektronicznej, o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka i zasad BHP. Ponadto oświadczenia, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
- Zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a także instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie kosztów związanych z tymi czynnościami.
- Pokrycia kosztów eksploatacji narzędzi pracy, energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Ponadto innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Jeżeli zwrot takich kosztów został określony w akcie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej. Pokrycie wspomnianych kosztów będzie mogło być zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Jego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Pokrycie kosztów, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu. W rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Mamy duże doświadczenie w prowadzeniu wirtualnych biur. Zobacz!